Fonctionnalités

Ce que fait chaque partie de ScoutAI, et les règles qu'il applique pour vous. Pour une mise en route guidée, suivez plutôt le tutoriel.

Projets

Un projet décrit une offre à prospecter. Tout ce qui fait le contenu et la forme de vos emails s'y règle :

Section	Contenu	Utilisé pour
Offre	Site web de l'offre, proposition de valeur, bénéfices, appel à l'action, formulations interdites	La rédaction des brouillons et leur contrôle
Identité légale	Raison sociale, numéro BCE, adresse, page de confidentialité	Le pied de page de chaque email
Langues et signatures	Langues d'écriture (FR, NL, EN), une signature par langue	La langue de chaque email et sa signature
Relances	Jusqu'à trois relances, avec leur délai et leurs textes	Les relances dans le même fil
Modèle d'email	Texte brut ou modèle HTML	La mise en page de chaque email
Qualification et test	Seuil de qualification, mode test et adresse de test, ton, consignes	Le tri des prospects et la sécurité des envois

Un projet peut être actif, en pause (rien n'est collecté ni envoyé) ou archivé. Supprimer un projet le rend inaccessible sans effacer l'historique des envois.

Lire le site de votre offre

À l'étape « Offre », indiquez l'adresse du site de votre offre et cliquez sur Lire le site. ScoutAI lit sa page d'accueil et quelques pages utiles (à propos, contact, mentions légales), puis propose :

le nom, la proposition de valeur, les bénéfices et un appel à l'action, rédigés par l'IA à partir de ce que dit le site, dans la langue du projet ;
votre identité légale : raison sociale et adresse si le site les écrit, numéro d'entreprise vérifié, lien vers la page de confidentialité ;
un modèle d'email à vos couleurs (voir Modèle d'email).

Les champs vides sont remplis directement ; ceux que vous avez déjà écrits ne sont remplacés que si vous l'acceptez. Relisez toujours les suggestions : elles servent de base à tous vos emails. La lecture respecte le robots.txt du site et ne vise que des sites publics.

Le mode test

Actif par défaut sur chaque nouveau projet. Tant qu'il l'est, chaque email approuvé part vers l'adresse de test, à toute heure, avec un objet préfixé de [TEST] et une première ligne qui rappelle le destinataire réel. Le message reste ensuite en attente : quand vous désactivez le mode test, il part pour de vrai dans la fenêtre d'envoi. Les relances, elles, ne partent jamais en mode test.

Campagnes et collecte

Une campagne choisit une source d'entreprises et vise un secteur (texte libre, comme dans Google Maps : « caviste », « boulangerie artisanale ») dans une zone :

un pays (Belgique, France, Luxembourg, Pays-Bas, Suisse, Allemagne…) ;
et, si vous le souhaitez, une région, province ou département (« Namur », « Gironde », « Bayern ») et/ou une ville. Sans l'un ni l'autre, la recherche couvre tout le pays.

Elle fixe aussi le nombre maximum de résultats par collecte (1 à 200).

Sources d'entreprises

La source disponible aujourd'hui est Google Maps, interrogé via le service Apify. D'autres sources (registres d'entreprises, annuaires sectoriels…) s'ajouteront sans changer votre façon de travailler : vous choisirez simplement la source dans la campagne. Une source pas encore configurée sur la plateforme est visible mais ne peut pas lancer de collecte.

Lancer une collecte affiche d'abord le coût estimé. La recherche s'exécute auprès de la source, puis les résultats sont importés :

sans doublon : une entreprise déjà présente dans le projet (même fiche Google Maps ou même domaine) n'est pas recréée ;
sans les entreprises sans site web, qu'on ne peut pas personnaliser ;
sans les adresses et domaines de votre liste de suppression.

Chaque collecte garde ses compteurs (reçus, créés, doublons, rejetés) et son coût. Une seule collecte à la fois par campagne ; une collecte en cours peut être annulée.

D'autres sources peuvent alimenter un projet : l'API publique (votre CRM, un fichier traité par n8n…) et l'import ponctuel d'un tableur existant, réalisé par l'équipe ScoutAI. Toutes passent par les mêmes contrôles.

Enrichissement

Pour chaque prospect collecté, ScoutAI lit son site comme le ferait une personne :

il respecte le fichier robots.txt et s'identifie comme ScoutAIBot ;
il lit au plus une page par seconde : l'accueil, puis jusqu'à trois pages ciblées (à propos, contact, mentions légales) ;
il n'essaie jamais de contourner une protection : une page refusée n'est pas lue.

Il en retient les adresses email publiées, le numéro d'entreprise (vérifié par sa clé de contrôle), le téléphone, la langue du site et une courte description de l'activité. Le nom d'un responsable n'est retenu que si le site l'écrit à côté de son adresse.

Le choix de l'adresse

Une adresse nominative (jean.dupont@…) si le site en publie une ;
sinon une adresse générique utile (info@, contact@, events@…) ;
jamais une adresse technique (noreply@, webmaster@, rgpd@, facturation@…) ni une messagerie grand public (gmail.com, hotmail.com, skynet.be…).

La langue vient du site, sinon du pays (français en France et au Luxembourg, néerlandais aux Pays-Bas…) et, en Belgique, du code postal (néerlandais en Flandre, français en Wallonie et à Bruxelles par défaut). Sans adresse exploitable ou si le site est injoignable, le prospect passe à Enrichissement échoué avec son motif.

Rédaction par IA

Pour chaque prospect enrichi, l'IA reçoit votre offre, le texte des pages lues et la langue cible. Elle rend :

un score de pertinence de 0 à 100, avec sa raison ;
un objet et un message courts, en texte brut, dans la langue du prospect ;
la liste des faits du site sur lesquels le message s'appuie.

Sous le seuil du projet, le prospect devient Non pertinent ; son brouillon est conservé et vous pouvez le remettre en revue. Au-dessus, il arrive dans votre file.

Les contrôles automatiques

Chaque brouillon est vérifié avant de vous être présenté. Un défaut ne bloque pas le brouillon : il s'affiche comme un avertissement, et le brouillon est exclu de l'approbation en lot.

Contrôle	Ce qui est signalé
Faits sourcés	Un fait cité introuvable dans le texte du site, ou aucun fait cité
Longueur	Objet de moins de 5 ou plus de 70 caractères ; message de moins de 50 ou plus de 170 mots
Forme	Lien ou adresse web, emoji, mise en forme (gras, puces, titres), texte à compléter
Signature	Une formule de politesse déjà présente (elle est ajoutée par le système)
Vos interdits	Une formulation listée dans « À ne jamais écrire »

La formule de politesse, la signature et le pied de page légal ne sont jamais écrits par l'IA : ScoutAI les ajoute au moment de l'envoi. Le texte des sites est traité comme une simple donnée : une consigne cachée dans une page ne peut pas modifier le comportement de l'IA.

File de revue

La page Revue rassemble les brouillons à relire, les meilleurs scores en premier. Filtrez par projet, par langue ou par présence d'avertissements. Le résumé en haut de page donne le nombre de brouillons à relire, avec avertissements, non pertinents, en échec et déjà approuvés.

Pour chaque brouillon

Fiche de l'entreprise : contact, téléphone, numéro d'entreprise, score et sa raison, faits utilisés, pages lues ;
Brouillon modifiable : objet et message, avec le nombre de mots ;
Aperçu tel qu'il sera envoyé : avec formule de politesse, signature, pied de page et lien de désinscription ;
Actions : Approuver, Enregistrer et approuver, Rejeter, ou Demander un nouveau brouillon avec une consigne.

Raccourcis clavier

Touche	Action
`J`	Brouillon suivant
`K`	Brouillon précédent
`A`	Approuver
`R`	Rejeter

Les raccourcis sont inactifs pendant que vous tapez dans un champ.

Approbation en lot

Approuver les meilleurs (≥ 80) approuve d'un coup les brouillons de score 80 ou plus sans le moindre avertissement, 50 au plus. Les autres restent dans la file.

Approuver revérifie la liste de suppression : une entreprise désinscrite entre-temps ne peut pas être approuvée.

Modèle d'email

À l'étape « Modèle d'email » du projet, choisissez la forme de vos emails :

Texte brut (recommandé) : le message, votre signature et le pied de page légal, sans mise en page. C'est ce qui ressemble le plus à un email écrit à la main, et ce que les filtres anti-spam préfèrent.
HTML, avec votre modèle : votre logo, vos couleurs, votre police. Une version texte est toujours envoyée avec, pour les messageries qui l'affichent.

Générer le modèle depuis votre site

Générer depuis le site lit la page d'accueil de votre offre et en tire votre nom, votre logo, votre couleur principale et votre police, puis construit un modèle sobre : le logo en haut, une fine barre de votre couleur, le message, votre signature, et le pied de page en petit. Ce modèle est un point de départ : modifiez librement son HTML, l'aperçu montre le résultat avec un message d'exemple.

Gmail n'affiche pas les logos au format SVG : dans ce cas, le modèle affiche le nom de votre site à la place. Pour un logo, préférez une image PNG.

Écrire votre propre modèle

Vous pouvez aussi coller le HTML exact que vous voulez. Placez-y ces emplacements, remplis à chaque envoi :

Emplacement	Remplacé par
`{{body}}`	Le message relu, en paragraphes (obligatoire)
`{{signature}}`	La formule de politesse et la signature dans la langue de l'email
`{{footer}}`	Le pied de page légal, la page de confidentialité et la phrase de désinscription avec son lien
`{{unsubscribe_url}}`	Le lien de désinscription seul, pour le placer où vous voulez
`{{subject}}`	L'objet de l'email

Le modèle doit contenir {{body}} et la désinscription ({{footer}} ou {{unsubscribe_url}}). Il ne peut contenir ni script, ni cadre, ni formulaire, et fait au plus 100 000 caractères. Le texte du message est toujours inséré tel quel, sans pouvoir modifier la mise en page. Un modèle qui ne respecte pas ces règles est refusé à l'enregistrement, avec la raison.

Pour vos emails, préférez une mise en page en tableaux et des styles écrits dans chaque balise (style="…") : c'est ce que les messageries affichent de façon fiable. Le modèle généré suit cette règle.

Domaines et boîtes d'envoi

La page Boîtes d'envoi réunit vos domaines et vos boîtes Gmail connectées.

Domaines

Pour chaque domaine, ScoutAI vérifie trois enregistrements DNS, chaque nuit et à la demande (Vérifier maintenant) :

Contrôle	Attendu
SPF	Un enregistrement `v=spf1` qui contient `include:_spf.google.com`
DKIM	Une clé publiée sous `google._domainkey` (sélecteur modifiable)
DMARC	Un enregistrement `v=DMARC1` sous `_dmarc` (`p=none` accepté, mais signalé)

Tant que les trois ne sont pas au vert, l'envoi réel est bloqué ; le mode test reste possible. Un domaine peut être mis en pause à la main, ou automatiquement si trop d'adresses se révèlent invalides (voir Réponses).

Boîtes

Chaque boîte connectée affiche ses envois du jour par rapport à ce que sa montée en charge autorise, son dernier envoi et, en cas de souci, l'erreur rencontrée. Si Google retire l'autorisation (mot de passe changé, accès révoqué), la boîte passe à À reconnecter : les messages attendent, rien n'est perdu. Cliquez sur Reconnecter.

Seul un jeton d'accès chiffré est conservé, jamais votre mot de passe.

Envoi

Les emails approuvés partent automatiquement, en respectant des règles qui protègent votre réputation d'expéditeur :

Règle	Valeur
Fenêtre d'envoi	Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure de Bruxelles, hors jours fériés belges
Montée en charge	10 emails par jour la première semaine, puis 20, 30 et 40, dans la limite du plafond de la boîte (50 par défaut)
Rythme	Un email à la fois par boîte, avec au moins trois minutes d'écart
Ordre	Les emails approuvés les plus anciens partent en premier

Chaque email est en texte brut, avec votre signature, votre pied de page légal et un lien de désinscription. Il porte aussi les en-têtes de désinscription en un clic que Gmail, Yahoo et Outlook affichent à côté de l'expéditeur.

La page Envois

Elle montre les messages en attente, envoyés et en échec, avec leur destinataire, leur boîte et leur date. Une erreur passagère (Gmail indisponible, quota) est retentée automatiquement plusieurs fois. Un échec définitif affiche sa raison ; Réessayer remet le message en attente si le prospect peut toujours être contacté.

ScoutAI préfère ne pas envoyer plutôt qu'envoyer deux fois : si un envoi est interrompu au mauvais moment, le message est marqué en échec avec la mention « issue inconnue ». Vérifiez le dossier Envoyés de la boîte avant de réessayer.

Relances

Si personne ne répond, un court message de relance peut partir dans la même conversation, depuis la même boîte, avec l'objet « Re: … ». Vous en définissez jusqu'à trois dans l'étape Relances du projet :

un délai de 1 à 60 jours, compté depuis le message précédent (pas depuis le premier) ;
un texte dans chaque langue du projet, que vous rédigez vous-même : les relances ne passent pas par l'IA, elles partent telles quelles ;
la formule de politesse, la signature et le lien de désinscription sont ajoutés automatiquement.

Les relances s'arrêtent dès qu'une personne répond, se désinscrit ou que l'adresse est refusée. Elles respectent la fenêtre d'envoi et comptent dans la montée en charge, comme tout email. Elles ne partent jamais en mode test.

Une bonne relance est courte : deux ou trois phrases qui rappellent le premier message et repose la question. Exemple : « Je me permets de revenir vers vous au sujet de mon message de la semaine dernière. Une démo de quinze minutes vous serait-elle utile ? »

Réponses

Toutes les cinq minutes, ScoutAI lit la boîte de réception de chaque boîte connectée. Il ne garde que ce qui répond à l'un de ses emails ; le reste de votre courrier n'est ni stocké ni analysé.

Catégorie	Comment elle est reconnue	Ce qui se passe
Intéressé · Pas intéressé	Par l'IA, quand elle est sûre d'elle	Le prospect passe à « A répondu », les relances s'arrêtent
Demande d'arrêt	Par des règles (« désinscrire », « ne plus recevoir », « uitschrijven », « unsubscribe »…), puis l'IA	Désinscription immédiate, pour tous vos projets
Absence	Réponse automatique (en-têtes, objet ou texte d'absence)	Rien ne change
Adresse inexistante	Rapport d'échec de remise permanent	Le prospect passe à « Rebond », l'adresse rejoint la liste de suppression
Échec temporaire	Boîte pleine, serveur indisponible	Enregistré, rien d'autre
À qualifier	Une personne a répondu, mais l'IA n'est pas sûre, ou indisponible	Les relances s'arrêtent ; à vous de choisir la catégorie

Sur la page Réponses, un relecteur peut changer la catégorie d'une réponse ; la classer en « Demande d'arrêt » désinscrit le prospect aussitôt. Seul le texte écrit par la personne est analysé, pas la citation de votre message.

Garde-fou de délivrabilité

Si, sur sept jours et au moins vingt envois, plus de 5 % des adresses d'un domaine se révèlent inexistantes, le domaine est mis en pause automatiquement. Vérifiez vos listes, puis reprenez l'envoi depuis Boîtes d'envoi.

Désinscription et RGPD

Chaque email contient un lien de désinscription. La page qu'il ouvre s'affiche dans la langue de l'email, rappelle l'adresse concernée et demande une confirmation : un filtre anti-spam qui « ouvre » les liens ne désinscrit donc personne par erreur. La désinscription en un clic proposée par la messagerie fonctionne aussi.

Une désinscription :

vaut pour toute votre organisation, tous projets confondus ;
annule les messages et relances en attente pour cette personne ;
est conservée sous forme d'empreinte (hachage) de l'adresse : l'opposition survit à l'effacement des données du prospect, sans garder l'adresse en clair ;
ne peut pas être levée depuis l'interface : lever une opposition est une décision, pas un clic.

Liste de suppression

Elle se remplit avec les désinscriptions, les adresses inexistantes et les demandes d'arrêt reçues par email. Un prospect peut aussi être Exclu depuis la liste des prospects : il ne sera plus jamais contacté pour ce projet, même après une nouvelle collecte.

Pour écarter d'avance des adresses ou des domaines entiers (clients existants, partenaires, concurrents), transmettez-en la liste à l'équipe ScoutAI : l'écran qui permettra de le faire vous-même est prévu.

ScoutAI applique les règles techniques de la prospection B2B, mais la conformité reste la vôtre : ciblez des entreprises pour lesquelles votre offre a un intérêt professionnel réel, et répondez aux demandes d'accès ou d'effacement que vous recevez.

Tableau de bord

Le tableau de bord résume votre prospection, pour toute l'organisation ou pour un projet, sur 7, 30 ou 90 jours.

Chiffres clés : entreprises contactées (et nombre d'emails, dont relances), ont répondu, intéressés, pas intéressés, désinscrits, adresses inexistantes, avec leurs taux ;
Parcours des prospects : combien à chaque statut, de « Collecté » à « A répondu » ; chaque ligne mène à la liste correspondante ;
Activité : emails envoyés et réponses reçues jour par jour ;
Par campagne : pour comparer les cibles entre elles.

Tout est compté par entreprise : dix réponses d'une même société comptent pour une. Les taux sont calculés sur les entreprises réellement contactées, et s'affichent « — » tant qu'aucune ne l'a été. Un taux de rebond au-delà de 5 % s'affiche en rouge.