ScoutAI Votre premier projet, et vos premiers emails
Dans ce tutoriel, vous allez prospecter les cavistes de la province de Namur pour une application de dégustation. Remplacez l'exemple par votre offre et votre cible : les étapes sont les mêmes. Comptez une trentaine de minutes, plus le temps de propagation de vos enregistrements DNS.
Ce que vous aurez à la fin : une boîte d'envoi connectée, un projet décrit, une campagne lancée, vos premiers brouillons relus, reçus en test dans votre boîte, puis envoyés pour de vrai.
1. Se connecter
Ouvrez le portail ScoutAI et connectez-vous avec l'adresse et le mot de passe reçus à l'ouverture de votre accès. Si vous faites partie de plusieurs organisations, choisissez celle dans laquelle vous voulez travailler.
Vous arrivez sur le Tableau de bord. Il est vide pour l'instant ; il se remplira dès vos premiers envois. La langue de l'interface se change en haut de l'écran (FR, NL, EN).
2. Connecter votre boîte d'envoi
Les emails partent de votre propre boîte Google Workspace : les réponses arrivent donc chez vous, comme d'habitude.
- Ouvrez « Boîtes d'envoi » dans le menu de gauche.
- Cliquez sur « Connecter une boîte Gmail ». Vous êtes redirigé vers Google.
- Choisissez le compte et acceptez les autorisations. ScoutAI demande à envoyer des emails et à lire votre boîte de réception, pour détecter les réponses et les rebonds à ses propres messages ; le reste de votre courrier n'est ni stocké ni analysé.
- De retour dans ScoutAI, la boîte apparaît avec le statut Active, et son domaine est ajouté automatiquement dans Domaines d'envoi, avec le statut Non vérifié.
Utilisez de préférence une adresse sur un domaine dédié à la prospection (par exemple jean@votre-marque-mail.be). Si un jour vos emails étaient jugés indésirables, votre domaine principal, celui de vos factures et de vos clients, resterait intact.
3. Configurer le domaine (SPF, DKIM, DMARC)
Les messageries refusent ou classent en spam les emails d'un domaine qui ne prouve pas son identité. ScoutAI bloque donc l'envoi réel tant que trois enregistrements DNS ne sont pas en place. Le mode test, lui, fonctionne déjà : vous pouvez poursuivre le tutoriel pendant que le DNS se propage.
Chez votre hébergeur de domaine (OVH, Combell, Cloudflare, Google Domains…), ajoutez ces enregistrements TXT :
| Enregistrement | Nom (hôte) | Valeur |
|---|---|---|
| SPF | @ (le domaine lui-même) | v=spf1 include:_spf.google.com ~all |
| DKIM | google._domainkey | La clé générée dans la console d'administration Google : Applications → Google Workspace → Gmail → Authentifier les e-mails, puis « Démarrer l'authentification ». |
| DMARC | _dmarc | v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@votre-marque-mail.be |
Si votre domaine a déjà un enregistrement SPF, ne créez pas un second : ajoutez include:_spf.google.com dans l'existant. Un domaine avec deux enregistrements SPF échoue au contrôle.
Revenez ensuite dans Boîtes d'envoi et cliquez sur Vérifier maintenant à côté du domaine. Chaque ligne passe à OK quand l'enregistrement est trouvé, et le domaine devient Prêt pour l'envoi réel. Une vérification automatique a aussi lieu chaque nuit.
Si un contrôle reste rouge, ScoutAI explique pourquoi (par exemple « Le SPF ne contient pas include:_spf.google.com »). La propagation DNS peut prendre quelques heures.
Un DMARC en p=none est accepté mais signalé : il ne fait que surveiller. Passez à p=quarantine dès que vos envois sont stables, pour mieux protéger votre domaine contre l'usurpation.
4. Créer votre projet
Le projet décrit ce que vous vendez. C'est de lui que l'IA tire ses arguments, et c'est lui qui fournit votre signature, votre pied de page légal et la mise en page de vos emails. Ouvrez Projets puis Nouveau projet. Le formulaire compte six étapes.
Étape « Offre »
Gagnez du temps : saisissez l'adresse du site de votre offre dans Site web de votre offre, puis cliquez sur Lire le site. Au bout de quelques secondes (quelques minutes si l'IA est occupée à rédiger), ScoutAI remplit les champs ci-dessous et votre identité légale à partir de ce que dit votre site. Relisez et ajustez : ces textes servent de base à tous vos emails.
| Champ | Exemple | Conseil |
|---|---|---|
| Nom | Application de dégustation | Pour vous : il n'apparaît pas dans les emails. |
| Proposition de valeur | Une application qui permet aux participants de noter les produits pendant une dégustation et à l'organisateur de récupérer avis et coordonnées. | Deux ou trois phrases, concrètes. C'est la matière principale de l'IA. |
| Bénéfices | Moins de papier Les coordonnées des visiteurs après l'événement Les produits préférés, chiffres à l'appui | Un par ligne. L'IA choisit le plus pertinent pour chaque prospect. |
| Appel à l'action | Proposer une démo de 15 minutes | Une seule demande, simple et peu engageante. |
| À ne jamais écrire | gratuit meilleur du marché | Un par ligne. Un brouillon qui en contient un est signalé dans la revue. |
Étape « Identité légale »
Raison sociale, numéro d'entreprise (BCE), adresse et page de confidentialité. Ces informations apparaissent dans le pied de page de chaque email : elles sont exigées par la loi pour la prospection commerciale et rassurent votre destinataire.
Étape « Langues et signatures »
Cochez les langues dans lesquelles vous acceptez d'écrire (par exemple FR et NL pour la Belgique). Pour chaque langue, renseignez la signature : nom, fonction, site web. ScoutAI écrit à chaque prospect dans sa langue, déduite de son site ou de son code postal.
Étape « Relances »
Laissez la séquence désactivée pour ce premier projet ; vous pourrez l'ajouter plus tard. Si vous l'activez, chaque relance a un délai (en jours après le message précédent) et un texte dans chaque langue du projet. Voir Relances.
Étape « Modèle d'email »
Laissez Texte brut pour ce premier projet : c'est le format qui passe le mieux les filtres anti-spam. Si vous préférez un email à vos couleurs, choisissez HTML, avec votre modèle et cliquez sur Générer depuis le site : ScoutAI construit un modèle avec votre logo et votre couleur, que vous pouvez modifier et vérifier dans l'aperçu. Voir Modèle d'email.
Étape « Qualification et test »
- Seuil de qualification : 50 par défaut. Les prospects notés en dessous sont marqués « Non pertinent » au lieu d'arriver dans votre file. Commencez à 50, ajustez après vos premières revues.
- Mode test : laissez-le activé, et indiquez votre propre adresse comme adresse de test.
- Ton : par exemple « chaleureux, direct, vouvoiement ».
- Consignes supplémentaires : tout ce que vous diriez à un commercial débutant (« ne jamais parler de prix », « mentionner que nous sommes une entreprise namuroise »).
Cliquez sur Enregistrer. Le projet s'ouvre.
5. Créer une campagne
Depuis la page du projet, cliquez sur Nouvelle campagne.
| Champ | Exemple | Conseil |
|---|---|---|
| Nom | Cavistes, province de Namur | Il apparaît dans le tableau de bord, par campagne. |
| Source des entreprises | Google Maps (via Apify) | La seule source pour l'instant ; d'autres viendront. |
| Secteur | caviste | Comme vous le taperiez dans Google Maps. Un secteur précis donne des prospects plus pertinents. |
| Pays | Belgique | Obligatoire. Seul, il couvre tout le pays. |
| Région, province ou département | Namur | Facultatif : « Namur », « Gironde », « Bayern »… |
| Ville | (vide) | Facultatif, pour cibler une ville précise. |
| Nombre maximum de résultats | 30 | Plafonne le coût de la collecte. Restez petit pour un premier essai. |
Passez le Statut de la campagne de Brouillon à Active (seule une campagne active peut collecter), puis enregistrez.
6. Lancer la collecte
Sur la page de la campagne, cliquez sur Lancer une collecte. ScoutAI affiche le nombre maximum de résultats et le coût estimé : confirmez.
La collecte apparaît dans le tableau Collectes, avec le statut En cours, puis Terminée au bout de quelques minutes. Les compteurs indiquent les entreprises reçues, créées, écartées comme doublons et rejetées (sans site web, ou dans votre liste de suppression). Cliquez sur Voir les prospects pour les découvrir.
Une même entreprise n'est jamais créée deux fois dans un projet, même si vous relancez une collecte ou si deux campagnes se recoupent.
7. Laisser ScoutAI travailler
Vous n'avez rien à faire. En arrière-plan, pour chaque prospect :
- ScoutAI lit son site (page d'accueil et jusqu'à trois pages comme « À propos », « Contact » ou « Mentions légales »), trouve son adresse email, son numéro d'entreprise et sa langue. Le prospect passe à Enrichi.
- L'IA note sa pertinence pour votre offre et rédige un premier email. Selon le score, il passe à À relire ou Non pertinent.
Comptez une quinzaine de minutes pour une trentaine d'entreprises. Dans la liste des Prospects, filtrez par statut pour suivre l'avancement. Un prospect en Enrichissement échoué affiche son motif (site injoignable, aucune adresse exploitable) ; le bouton Réessayer le remet en traitement.
8. Relire vos premiers brouillons
Ouvrez Revue. À gauche, la file des brouillons, les meilleurs scores en premier. À droite, le brouillon sélectionné à côté de la fiche de l'entreprise : son adresse, son score et la raison de ce score, les faits sur lesquels l'email s'appuie, et les pages lues.
Pour chaque brouillon, vérifiez trois choses :
- Les faits sont-ils justes ? Chaque fait cité doit se retrouver sur le site ; sinon, ScoutAI l'a déjà signalé dans le bloc À vérifier avant d'approuver.
- Le ton est-il le vôtre ? Corrigez directement l'objet ou le message. L'Aperçu tel qu'il sera envoyé montre l'email final, avec la formule de politesse, votre signature et le pied de page.
- Décidez. Approuver (ou Enregistrer et approuver si vous avez corrigé), Rejeter, ou Demander un nouveau brouillon avec une consigne comme « plus court » ou « parler des portes ouvertes ».
Gagnez du temps avec le clavier : J brouillon suivant, K précédent, A approuver, R rejeter.
Relisez une dizaine de brouillons un par un avant d'utiliser Approuver les meilleurs (≥ 80). Ce bouton n'approuve que les brouillons de score 80 ou plus sans aucun avertissement, 50 au plus à la fois : les autres restent à relire.
9. Recevoir vos emails de test
Votre projet est en mode test : chaque email approuvé part vers votre adresse de test, à toute heure, en général dans la minute. Ouvrez votre boîte. Vous y trouvez chaque email exactement tel que le prospect l'aurait reçu, avec :
- un objet préfixé de
[TEST]; - une première ligne qui rappelle le destinataire réel ;
- votre signature, votre pied de page légal et le lien de désinscription.
La page Envois montre ces messages avec la mention Essai envoyé à l'adresse de test. Ils restent en attente : ils partiront pour de vrai quand vous quitterez le mode test.
Ne confirmez pas la désinscription depuis un email de test : le lien est celui du prospect, et la désinscription s'appliquerait à lui pour de bon.
10. Passer en envoi réel
Quand les emails de test vous conviennent, et que votre domaine affiche Prêt pour l'envoi réel :
- Ouvrez votre projet et cliquez sur Modifier.
- À l'étape « Qualification et test », désactivez le Mode test, puis enregistrez.
- Suivez les envois dans la page Envois. Les messages approuvés, y compris ceux déjà reçus en test, partent dans la prochaine fenêtre d'envoi.
ScoutAI envoie du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de Bruxelles), hors jours fériés belges. Une boîte neuve démarre doucement : 10 emails par jour la première semaine, puis 20, 30 et 40, avec plusieurs minutes entre deux envois. Ce rythme est ce qui garde vos emails hors des spams : ne cherchez pas à le contourner.
Juste avant chaque envoi, ScoutAI revérifie la liste de suppression et le statut du prospect. Si une entreprise s'est désinscrite ou a répondu entre-temps, son email ne part pas.
11. Suivre les réponses
Les réponses arrivent dans votre boîte, comme d'habitude. ScoutAI les lit aussi toutes les cinq minutes et les classe dans la page Réponses :
- Intéressé ou Pas intéressé : le prospect passe à « A répondu », la conversation est à vous ;
- Demande d'arrêt : le prospect est désinscrit immédiatement, pour tous vos projets ;
- Absence : rien ne change, les relances éventuelles continuent ;
- Adresse inexistante : l'adresse rejoint la liste de suppression ;
- À qualifier : une personne a répondu, mais le classement automatique n'est pas sûr. Choisissez la bonne catégorie.
Le Tableau de bord résume vos résultats : entreprises contactées, taux de réponse, intéressés, désinscriptions et rebonds, jour par jour et par campagne.
Récapitulatif
- Boîte Gmail connectée, domaine vérifié (SPF, DKIM, DMARC).
- Projet décrit : offre, identité légale, signatures, seuil.
- Campagne lancée, prospects enrichis et rédigés automatiquement.
- Brouillons relus et approuvés, reçus en test, puis envoyés pour de vrai.
- Réponses classées et résultats suivis dans le tableau de bord.
Pour aller plus loin : ajoutez des relances, lancez une deuxième campagne sur un autre secteur pour comparer, ou branchez votre CRM avec les webhooks.